ブログ記事

【初心者向け】迷わず無料Web会議システムを選ぶ6つの基準

低コストで導入でき、交通費などの経費も削減できるとして、Web会議システムを多くの企業が導入しています。

コロナ禍や働き方改革でますますWeb会議は普及しているでしょう。

しかし、Web会議の経験が少ないうちは、多機能の有料プランよりまずは無料プランで使い心地や操作感覚を養いたいという方も多いのではないでしょうか?

あるいは、できるだけコストをかけたくないので無料プランを使い続けたいと考える企業もいるはずです。

そこで今回は、Web会議に不慣れな初心者向けとして、無料のWeb会議システムを選ぶ6つの基準を解説します。

Web会議の必需品 Web会議用おすすめマイクの記事はコチラ

Web会議システムとは?

Web会議システムとは、インターネット環境とデバイスがあれば、音声とビデオをリアルタイムで共有できる仕組みやサービスのことです。

既存環境を流用しやすいので、いつでもどこでもだれとでも、すぐ会議を始められるのが特徴です。

日本シェア1位のZoomや、GoogleのMeet、MicrosoftのSkypeやTeamsなど、非常にたくさんのWeb会議システムが配布されており、無料プランも充実しています。

無料版Web会議システムを選ぶ6つの基準

1. 時間制限ありかなしか

無料のWeb会議システムには、利用時間に制限のかけられたプランが多いです。

普段のリアル会議にいつも1時間かかっていない場合は、ほぼ無料プランで十分でしょう。

たとえば、Zoomは3人以上だと40分、Teamsだと60分の時間制限があります。

一方、無料でもSkypeは時間制限なしです。

小規模な会議だと1時間もかからないため、制限時間があっても問題ないでしょう。

また、Web会議はリアルの会議より疲れやすいとも言われているので、あえて制限時間のあるシステムを用意し、効率よく会議を進めるというのもありです。

利用回数は制限なしの無料プランが多いので、手間でなければWeb会議を立ち上げ直したら良い、と考える方もいます。

2. ブラウザでも参加できるか、専用アプリ・アカウント登録が必要か

無料のWeb会議システムでも、ブラウザで参加できると外部ゲストを招待しやすいですね。

ただし、ブラウザの種類に制限をかけているシステムもあるので注意しましょう。

ZoomやSkype、Google Meetなど多くのWeb会議システムはブラウザで参加できるようになっています。

ただし、主催者(ホスト)はアカウントを登録する必要があります。

Web会議システムによっては、利用できるブラウザに制限をかけているものもあります。

たとえばBIZMEEはInternet Explorer、Microsoft Edge非対応です。

せっかく外部ゲストを招待しても利用できないブラウザだと困るので、しっかりと事前に確認しておきましょう。

3. セキュリティが強いか弱いか

無料プランで多くの企業が不安になるのはセキュリティ強度です。

ただ、基本的な水準はいずれの無料Web会議システムもクリアしています。

海外も含めた広い人材や場所を巻き込んだり、機密情報を扱う会議が多ければ、有料プランを検討しましょう。

そうでなければ、安全な使い方を周知すれば無料プランでセキュリティは十分機能します。

4. 文字起こし・録画などの便利機能が使えるか

無料でも、文字起こしや録画など議事録機能が利用できると便利ですよね。

さすがに機能は有料プランより限られますが、無料プランでも便利機能を提供しているWeb会議システムは存在します。

ZoomやSkypeでは録画機能が無料で使えます。

ただし、クラウド上に保存はできず、ローカルファイルとして保存されます。

その他の便利機能(ホワイトボード・ブレイクアウトルーム・画面共有・etc.)は多くの無料プランでも利用できますが、本当に業務を効率化したり便利な機能を使いたい場合は有料プランを検討したほうが無難です。

5. 参加可能人数が多いか少ないか

1度のWeb会議に参加できる最大人数はシステムによって大きく異なります。

最小で1:1、最大だと一応上限なしです。

多くても50人以下といった小規模会議を考えているなら、無料プランでも十分対応できるでしょう。

「一応上限なし」というのは、無料プランの場合通信利用量に制限がかけられているため、基本的には少人数で会議しないと接続不良が多発するからです。

たとえば、BIZMEEは利用人数上限なしで利用できますが、3〜4人の利用が無難でしょう。

ちなみにZoomは最大100名、ChatWork Liveは1:1(2名)に限定されています。

6. 安定性が高いか低いか

無料のWeb会議システムだと、多くの場合は有料プランほど通信が安定しないです。

また、利用人数が多くなると接続不良の危険が高まります。

ただ、有線接続や高速Wi-Fi接続など通信環境を整えておけば、小規模会議の場合は無料プランでもそうそう不安定にはならないでしょう。

もちろん、無料プランでも高品質な通信を保証しているシステムはあります。

たとえばZoomは独自の画像圧縮技術で高画質を低通信量で実現しており、Wherebyも通信が高品質で世界的に人気です。

まとめ

今回は、初心者向けに無料のWeb会議システムを選ぶ基準を6つに分けて紹介しました。

非常に多くの無料プランがあふれていますが、企業の実体に即した機能や仕様を考えていけば、おのずと使えるWeb会議システムは限られてきます。

Web会議に慣れてきたら、状況に応じて複数のシステムを併用するのも良いでしょう。

今回の基準を参考に、ぜひ自社に適した無料のWeb会議システムを見つけてください。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。