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失敗しない!Web会議のやり方・6つの手順

コロナ禍や働き方改革で、出勤しなくとも会議できるWeb会議が社会に浸透しています。 ただ、早くにWeb会議を導入してノウハウを蓄積してきた企業と、これからWeb会議を導入しようとしている企業で大きな情報格差も生まれています。 とくにWeb会議はさまざまなツールがあるため、初心者企業の方が手探りでやり方を身に着けていくのは大変でしょう。 そこで今回は、これからWeb会議を始める企業でも失敗しないためのやり方を6つの手順に分けて紹介します。

Web会議(リモート会議)とは?

Web会議はリモート会議とも呼ばれます。 どこにいても、どんな人でも、インターネット環境とそれに接続できるパソコンやスマホ等のデバイスがあれば可能な会議の総称です。 既存環境にWeb会議システムを入れるだけなので、低コストで導入できることが大きな特徴です。 小規模の会議はもちろん、準備をしっかりすれば100人規模の会議でも十分可能なので、Web会議の用途はリモート飲み会からオンラインセミナーまで幅広くなっています。

Web会議のやり方:準備から振り返りまで6つの手順

1. 【会議前】デバイス・マイク・カメラ・スピーカーなど必要なものを用意

Web会議を行う場合は、まず必要なハードウェアとしてデバイスやマイクなどを用意しましょう。 会議室なら1台、各々なら全員に1台のデバイスが必要です。 デバイスにはパソコンの他、スマホやタブレットでもOK。 マイクやカメラ・スピーカーはデバイス内蔵のものでも良いですが、音質やカメラの撮影範囲などで会議の質を高めたいなら、外付けの装置を導入するべきです。 1人用のヘッドセット(マイクとイヤホンの一体型)、大人数対応のマイクスピーカー(マイクとスピーカーの一体型)を社内や個人で所有していると良いでしょう。

2. 【会議前】Web会議のシステムを導入

基本的には、全デバイスに共通のWeb会議システム・ツールを導入しましょう。 また、外部の人間とWeb会議を行う場合は、相手が使いやすいシステムを選ぶのもポイントです。 参加人数や時間・利用機能によっては有料版も検討するべきです。 もし有料版が必要かわからない場合は、無料版や試用期間を設けているツールが多いので、積極的に試しましょう。

3. 【会議前】日程を調整

リアルの会議でも同じですが、Web会議はより意識して日程を調整しましょう。 Web会議ツールによってはスケジュール機能もあり、設定すると自動で対象者に通知されて、当日も自動でWeb会議を始めてくれます。 リアルの会議とは違ってどこでも参加できる分、日程の自由度が高いのでしっかりと予定を共有しないと、だれかの都合で振り回される恐れがあります。

4. 【会議前】資料や参加用リンクの共有、役割分担、動作チェック

Web会議に必要なものは、可能な限り事前に共有しておきましょう。 必要なものとしては、資料・参加用リンク・役割分担です。 また、事前の動作チェックもリアルの会議以上に重要です。 資料は事前に共有するだけでなく、Web会議の最中すぐに参照できるよう準備することも大事になります。 1つのフォルダーにまとめたり、先に資料を開いておきましょう。 各々でも事前に動作チェックを済ませておきたいので、参加用リンクや招待メールは時間に余裕をもって共有しておきます。 Web会議は発言のタイミングであったり進行方法がリアルの会議と違う感覚なので、事前の役割分担も決めておけば当日の進行がスムーズになるでしょう。 動作チェックは必ず準備段階で行ってください。 ネット環境が正常か、カメラは映るか・余計なものは映らないか、マイクやスピーカーは機能しているか・ハウリングが起きないか、項目が多いですが当日のトラブルを防ぐためにも入念にチェックしましょう。

5. 【本番】Web会議を開催

準備が無事に完了したら、いよいよWeb会議の開催です。 とくに主催者は全員が参加しているか注意しましょう。 場合によってはトラブルで会議に参加できなくなった人が現れるかもしれません。 また、話すタイミングがリアルと異なるため、数人しか発言しない状態になってしまうことが多々あります。 進行役は、常に全体が会議に参加できるよう気を配る必要があります。

6. 【会議後】振り返り

リアルの会議とは異なるので、企業としてWeb会議の経験を積み上げるためにも振り返り(フィードバック)はしっかり行いましょう。 会議の質を振り返ることはとくに重要です。 せっかくWeb会議を導入しても、リアルな会議より生産性が下がってしまうようならリアル会議に戻すということもありえます。 同様に、費用対効果もしっかり検証しましょう。 とくに削減できるのが交通費ですが、経費を削減できても効率や生産性も一緒に下がってしまったら元も子もないですよね。 ほかにも、Web会議中に通信障害や機材トラブルはなかったか、ツールの使いやすさに問題はなかったかなど、振り返りは忘れず早めに実施しましょう。

まとめ

今回は、Web会議に慣れていない初心者・企業のために、Web会議の基本的なやり方を6つの手順に分けて解説しました。 今では多くの企業がWeb会議を導入しており、社会全体としては多くの経験値がたまっています。 しかし、これからWeb会議を導入しようとしている・し始めた企業にとっては情報があふれすぎてとっつきにくくもなっています。 今回紹介した6つの基本的なやり方を参考に、企業がWeb会議を安心して始められたら幸いです。

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