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知れば選べる!Web会議とテレビ会議の3つの大きな違い

テレワークや働き方改革が広まって、Web会議を導入する企業が増えていますね。 

しかし、同じように離れた場所同士をつなげてリモート会議できる「テレビ会議」というものはご存知でしょうか? とくに規模の大きい企業や公的機関でテレビ会議は導入されていますが、Web会議との違いは説明できますか?

どちらもリモート会議できるサービスですが、Web会議とテレビ会議の違いを正しく理解していれば、自分たちの企業にどちらが合っているのか考えられます。 

そこで今回は、Web会議とテレビ会議の違いを大きく3つに分けて説明し、これからリモート会議システムを導入しようとしている企業を手助けします。

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Web会議とテレビ会議の3つの大きな違い

1. 利用に必要なもの・機器

Web会議に必要なものは、最低限だとインターネット環境とパソコンやスマホのみです。

 一方、テレビ会議は専用機器を設置し、場合によっては工事も必要になります。

 Web会議は必要なものが非常に少ないという利点があります。 インターネットを使えるデバイスは多くの方が所持しているので、ただWeb会議を始めるだけなら何も用意する必要がありません。 ただし、ビジネス上のWeb会議だと会議の質を上げるために、ヘッドセットや外付けカメラを用意すべきです。

 テレビ会議は、まず会議室に専用機材を設置しなくてはなりません。 専用機材とは、主にモニター・カメラ・マイク・リモコンです。 基本的に専用回線も利用するので、その敷設に工事も必要でしょう。 その分、テレビ会議システムの導入にはどうしても時間がかかります。

2. 導入から維持までにかかる費用

利用に必要なものから、テレビ会議のほうが導入にコストがかさみます。 

また、専用機器の保守・点検も定期的に必要なので、テレビ会議はある程度余裕をもった企業向けでしょう。 

Web会議は、無料プランで手元のデバイスを使えば導入コストはなんとゼロ円。 維持費も、Web会議分として別にはかからないです。 

ただ、会議の質を上げるためには外付けカメラやヘッドセット・マイクスピーカーが必要なので、それらの導入費は基本的に発生します。 

企業だと有料プランを選択するところも多いので、安くても月に1人あたり500円程度はかかるでしょう。 

一方、テレビ会議は専用機器の設置や工事で高額な導入費がかかります。 専用機器なので保守点検はプロ対応となり、維持費もかさむでしょう。 費用は1年で10万円〜です。 拠点となる会議室同士をつなげるので、人数ではなく拠点を増やすほど費用が増加します。

3. セキュリティや安定性などの品質

セキュリティや通信の安定性はテレビ会議が優秀です。

Web会議も、有料システムであれば機密情報を扱うに足るセキュリティレベルですが、基本はテレビ会議の方が強力でしょう。 

テレビ会議は基本的に専用回線を用いるので、不正アクセスや情報漏えいの可能性が非常に低くなります。 ASP/SaaS情報開示制度の認定を受けているところも多く、IPアドレス制限もできるなど、コストがかかる分セキュリティは万全です。 また、専用端末で高品質の映像・音声、専用回線で安定高速通信を実現しているのも強みです。 

Web会議も有料プランなら、一般利用に十分なレベルのセキュリティを提供してくれます。 通信品質も基本的な会議には十分といえますが、会議の臨場感や安定性はやはりテレビ会議に劣るでしょう。

Web会議とテレビ会議のどちらを選ぶか

Web会議は手軽なミーティングから数百人規模の会議まで幅広く使えますが、システムによっては機密情報や大人数を扱うのに不安が残ります。 普段使いや柔軟な使い方に適しているでしょう。 

テレビ会議は、基本的に数十人以上の重要な会議を多く開く場合は重宝します。 パソコンやスマホに慣れていなくても、リモコン1つで操作できるのも便利です。 安定性と高品質・セキュリティが必要で、比較的懐に余裕のある企業なら導入をおすすめできます。 

一般には、医療現場や工事現場、国際会議で利用されています。

まとめ

今回は、Web会議とテレビ会議の違いを大きく3つに分けて解説しました。 どちらも一長一短ありますが、使い所を考えると自分の企業に必要なシステムがどちらかわかってきます。 今回示した違いを参考に、ぜひ自社にリモート会議システムを導入して業務効率化や働き方改革を進めてください。

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