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バカにできない!Web会議の質を上げるために必要な15のマナー

インターネット環境とデバイスさえあれば可能なWeb会議が、多くの企業で取り入れられています。

Web会議は対面の場合と異なるため、慣れないうちはどうやって参加するのが適切かわからない方も多いでしょう。

実はWeb会議もリアル会議と同様、必要最低限のマナーがあります。

参加者全員が適切にマナーを守ることで、Web会議の質は飛躍的に高まりますよ。

そこで今回は、Web会議の質を上げるために必要なマナーをほぼ最低限の15個にギュッと絞って解説します。

リアル会議と被っていることもあるので、意識することはそう難しくありません。

Web会議のマナー:事前準備篇

Web会議でも最低限のマナーとして事前準備が大切です。

会議の質をもっとも高めるのが事前準備といっても良いでしょう。

1. 服装などの身だしなみは清潔にしておく

Web会議は自宅で参加することも多いので寝間着で参加する人もたまにいますが、ビジネス上の礼儀として服装などの身だしなみは整えましょう。

たとえばひげが汚いと、パソコンの画面上はリアル以上に顔が目立つので相手に不快感を与えてしまいます。

企業風土に合わせつつですが、服装や髪型などに気を付けて、自宅でもビジネスということを忘れず参加してください。

2. カメラに余計なものが映らないように片付けておく

リアルの会議と違うため難しいのが、カメラのマナーです。

とくに自宅でWeb会議に参加する場合は、個人的な趣味や会議の気を散らすようなものがカメラに映らないよう注意してください。

カーテンや衝立で隠すのも手です。

バーチャル背景も活用しましょう。

3. 顔出しの際は部屋を明るくしておく

Web会議で顔出しする場合は、部屋の明るさやライトの向きを気にしてください。

当然ですが、顔を出すならわかりやすく出すのがマナーです。

カメラ位置によっては逆光で見えづらくなることもあります。

4. 資料・アジェンダを共有しておく

Web会議を始める前に、情報はできるだけ共有しておきましょう。

共有フォルダ1つに資料をまとめておくのも効果的です。

Web会議は時間がかかるとリアル以上にだらけやすいので、事前のアジェンダ共有も大切です。

5. 時間に余裕をもって招待状を送る

思わぬトラブルを防ぐためにも、Web会議の招待状は早めに送りましょう。

相手も会議開始前に入室して、カメラワークや動作のチェックを行いたいはずです。

6. アイコンや名前を設定しておく

意外と忘れがちなのが、Web会議システム上のアイコンや名前を設定しておくことです。

Web会議はリアル以上に全体が把握しづらいため、TPOに応じたアイコンと名前で自分がだれなのかわかりやすくしておきましょう。

Web会議のマナー:会議中編

Web会議中のマナーは、対面の会議よりも相手に伝える意識をしっかり持つことです。

7. カメラ目線

とくにデバイス内蔵カメラを使う場合ですが、カメラ目線とデバイスの画面を見る目線は違います。

Web会議で話すときはカメラを見ましょう。

目が合っていないと、相手に伝わる意識が弱くなります。

8. 発言するときだけミュートを解除

少し面倒ですが、発言するときだけミュートを解除するように意識すれば、会議に余計な雑音がかなり入りにくくなりますよ。

ノイズキャンセリング機能があっても、限界はあります。

Web会議ツールによってはミュートオンオフにショートカットキーが割り当てられているので、活用しましょう。

9. 相づちは頷きでOK

リアルの会議では、適度に相づちを打つことで話に参加している意思を示せますが、Web会議の場合は頷きで十分です。

参加者がみな相づちの声を出すと、発言者の音量が強調されやすいためメインの発言内容が伝わりにくくなります。

どうしても相づち音を入れる場合は、代表者を決めましょう。

10. 最初に所属・氏名、退室時に一言

リアルの会議でも同じですが、最初の発言で自分の所属や氏名ははっきり伝えましょう。

アイコンや名前が表示されるのでわかると思うかもしれませんが、絶えず画面を見ているというわけでもないので、聞く相手の立場に立つことが大切です。

同様に、退室時は短くても一言入れると良いでしょう。

11. ゆっくり、はっきり話す

あくまで自分の声はマイクから相手のスピーカーを通して相手に届くため、ゆっくりはっきり、わかりやすく話すのがマナーです。

電話口の声を想像するとわかりやすいでしょう。

Web会議のマナー:できると便利な+α

ここからは、できると会議の質がより向上するWeb会議のマナーについて解説します。

12. 画面共有を駆使してわかりやすく伝える

慣れるまでは手間取るかもしれませんが、画面共有機能は積極的に使ったほうが良いです。

ほとんどの無料Web会議システムで画面共有はできます。

図解イラストや資料・動画の共有など幅広い用途があるので、たくさん使って慣れましょう。

13. 発言する合図を決めておく

Web会議は実際の発言とスピーカーの出力にどうしても時差が生じるため、微妙な発言のすき間を突くのが難しいです。

挙手スタンプ機能を使ったり、実際に手を上げたりして指名してもらう、といった合図を決めておくとスムーズに会議が進行します。

14. 別の連絡手段を用意しておく

Web会議はそれぞれで接続環境が異なるため、突然Web会議に繋がらなくなることもあります。

トラブルが起きたときにすぐ連絡できるよう、メールや電話などの連絡先は事前に把握しておきましょう。

15. バーチャル名刺を作っておく

Web会議はバーチャル背景が使えるので、名刺のように自分の情報が伝えられる背景を作っておくと便利です。

実際に会うわけではないので、名刺交換のような情報共有がありません。

バーチャル名刺を利用すると印象にも残りやすいので、商談などで利用しても良いでしょう。

まとめ

今回は、Web会議の質を上げるためにも必要な15のマナーについて解説しました。

15と聞くと多く感じるかもしれませんが、基本的には実際の会議と同じマナーです。

あくまでWeb会議は手段であり、「相手にわかりやすく情報を伝える・全員で情報を共有する」ということをマナーとして忘れずWeb会議を活用しましょう。

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