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どれでも共通!Web会議ツールで画面共有できない5つのケースと対処法

企業や公的機関でもWeb会議ツールが導入されていますが、魅力的な機能の1つに画面共有があります。

使いこなせるとWeb会議の生産性が飛躍的に向上しますが、Web会議中に画面共有できなくて困ったことはありませんか? 

そこで今回は、どのWeb会議ツールでも共通している画面共有できないケースと対処法を5つ解説します。

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無料版でも機能性十分!Web会議の画面共有とは?

Web会議の画面共有は、ほとんどの無料版Web会議ツールで提供されている機能です。 画面共有の種類は4つあります。

1. デスクトップ共有 

2. ウィンドウ共有(アプリケーション共有)

3. ホワイトボード共有 

4. スマホやタブレットの画面をミラーリングで共有 デスクトップ共有

上記は自分の画面全体を共有するので、複数のウィンドウや全体の操作を示す際に便利です。 

一方でウィンドウ共有またはアプリケーション共有では、全体の画面共有ではないので余計な共有をせずに済みます。 

ミラーリングとは、スマホやタブレット画面を自分のパソコンに映す機能のことです。 

例えばiPhone(iOS)限定アプリの画面を共有したい場合などで、「iPhoneでWeb会議に参加し直して画面共有する」という手間が省けますよ。

ちなみに、Android端末では専用のアプリケーションをダウンロードすれば利用できます。

Web会議で画面共有できない5つのケースと対処法

1. 「許可がない」と通知→主催(ホスト)に許可してもらう

Web会議で画面共有できない場合にもっともよくあるのが、

「許可がない・許可をもらってください」という通知が出て共有できないというケースです。 

セキュリティ上、主催者(ホスト)の許可が出ていない場合は、こちらから一方的に資料を共有できないのが通常です。 

主催者に許可を出してもらって、もう一度画面共有を試しましょう。

2. スマホやタブレットのミラーリングができない→パソコンと同じネットワークに

スマホやタブレット画面をミラーリングしようとしても、画面共有候補に自分のパソコンが表示されないこともありえます。 

その原因としては、パソコンと同じネットワークに接続されていない可能性が高いです。

例えばパソコンはWi-Fi接続でスマホはモバイル通信(4Gなど)だった場合、同じネットワーク上にあるとは言えません。 

画面共有の通信量も考えると、パソコンとスマホをどちらもWi-Fiに接続するのが良いでしょう。

3. 操作に反応しない→Web会議システムのアップデート・再起動・再インストール

Web会議中に画面共有しようとしたら、突然操作に反応しなくなった、ということは稀にあります。 

その場合、まずはWeb会議システム(ツール)を再起動してもう一度Web会議に接続してみましょう。

反応が一時的に鈍くなっているのなら、1分ほど待つか通信速度の速い場所に移動してみるなどの対策が有効です。 

しかし、1分以上反応しないなら、仕方がないので一度アプリケーションを閉じましょう。 

その上でもう一度、Web会議に接続して画面共有を試します。 時間に余裕があるのなら、Web会議用のアプリケーションが最新版か確認してください。 

基本的にはセキュリティが強化されたり不具合が改善されているので、Web会議システムは最新版を利用しましょう。 

すでに最新版で再接続しても画面共有できない場合、パソコンの再起動や、Web会議用アプリケーションを(アンインストールしたあとで)再インストールしてみてください。

4. 画面が固まる→メモリ・通信速度不足の解消

メモリや通信速度が不足すると画面が固まりやすくなります。 

画面がカクカクしたり「ネットワークが不安定になっています」といった通知が来る場合は、メモリ使用量や通信環境を見直しましょう。 

メモリの使用量は、余計なアプリケーションを終了するだけで改善します。 

ほかにも、「ビデオクリップ用に最適化」という項目がWeb会議ツールにあるのなら利用チェックを外しましょう。 

バーチャル背景をオフにするのも効果的です。 

通信環境は、有線接続が安定して速いのでおすすめです。 

Wi-Fiスポットの利用は、通信速度が見込めないのとセキュリティ上の懸念があるので控えましょう。 

自宅や職場でWi-Fiを使う場合は、G(2.4GHz)ではなくA(5.0GHz)を選ぶと高速です。

5. エラーは出ないが画面が映らない→障害の可能性あり

ボタンが反応しないわけではないし相手の音声は聞こえるが、画面共有しても映らないような場合、Web会議ツールの開発元で障害が発生しているかもしれません。 

開発元の公式サイトにアクセスすると障害報告されていたり、SNS等で利用者が発信していたりするのでチェックしてみましょう。 

サポートが受けられるなら、詳しい利用状況を伝えるのも良いです。

その他:端末の制御を許可・ファイルを編集し直す

ここでは、あまり一般的でないケースと対処法を示します。 

Macのセキュリティ設定が原因で画面共有が上手くいかないこともあります。 

その場合は、「アクセシビリティ」の設定でWeb会議ツールの制御を許可してみてください。 ファイルの画面共有が上手くいかない場合、ファイルを適当に編集し直してからもう一度試すと上手くいくこともあります。 

Web会議ツールが不具合を起こしている可能性もありますが、その場しのぎの対策にはなります。 

たとえばPDFファイルを画面共有しても何も映らない場合、PDF編集ソフトで適当にテキストを足したりページを増やしたりしてみましょう。

まとめ

今回は、Web会議ツールで画面共有できないケースと対処法を5つ紹介しました。 

どのWeb会議ツールでも、基本的な原因と対処法は同じです。 

慣れるまでは画面共有を使いこなしにくいかもしれません。 

しかし事前に準備した資料だけでなく、後出しで資料を共有できたり共同で作業しやすくなったり、画面共有を活用できれば会議の生産性が飛躍的に上昇します。 

ぜひ、今回の対処法を参考にして、Web会議と画面共有を上手に活用してください。

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