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はじめてWeb会議をする企業に最低限必要なもの。3つの準備

コロナ禍で、Web会議を導入する企業が急速に増えています。

しかし、Web会議を実施したことがない企業は、まず何を準備すれば良いでしょうか。

Web会議の質を最大限まで上げようとすると、さまざまな準備やコストがかかります。

ただ、はじめてならまずはWeb会議ができるのに最低限必要なものや環境を整えたいはず。

そこで今回は、はじめてWeb会議をする企業向けに、Web会議で最低限必要なものとして、3つの準備を紹介します。

Web会議とは?

そもそもWeb会議とは、インターネット通信で行う会議の総称です。

ネット環境がある場所では基本どこでもWeb会議に参加できるので、会議室から離れた場所でも会議できるようになります。

現在では、社内会議・研修・セミナー・商談・テレワークなど、さまざまな場面でWeb会議は利用されています。

ちなみに、Web会議とテレビ会議はよく混同されますが異なる会議システムです。

テレビ会議は専用のデバイスや通信環境を用意する必要があります。

そのため、テレビ会議のほうがより高コストで大規模会議向きです。

一方、Web会議は次に示す最低限の準備さえ整えておけば、低コストでだれでもすぐ会議が始められるでしょう。

1. Web会議サービスはZoom

まずWeb会議に必要なものは、共通のシステムです。

参加するすべてのデバイスに共通のシステムを導入しますが、はじめてならまずはZoomがおすすめです。

Zoomはクラウド型と呼ばれ、Web会議の開催に最低限必要なものは専用ソフトだけ、と低コストです。

自社でWeb会議用のサーバーを構築したりカスタマイズできるオンプレミス型は、クラウド型で満足できなくなってから検討すれば良いでしょう。

なんといってもZoomは抜群の知名度・利用者数を誇ります。

必要なものは無料プランでもひととおり機能を揃えており、有料プランだとさらに充実します。

セキュリティも2020年4月のアップデートで他社と同等レベルまで上がりました。

Zoomは無料でも最大100人まで40分の接続が可能、2人だと時間無制限です。

1対1のミーティングや小規模会議には十分でしょう。

有料版だと500人+時間無制限なのでさらに広範をカバーできます。

また、Zoomは無料プランでも録画できる数少ないWeb会議ツールになります。

会議を見直す際や、出席できなかった人と情報を共有する際に重宝しますよ。

2. インターネット環境は有線接続かWi-Fi接続

Web会議に最低限必要なものは、システムと並んでインターネット環境です。

とくに、通信が速くて安定する有線接続かWi-Fi接続できる環境を用意しましょう。

Web会議のクオリティは、インターネット環境と直結しています。

通信速度が遅かったり不安定だったりすると、会議中に映像が止まり音声が途切れて会議できなくなるかもしれません。

十分な通信速度を得るためには、まず有線接続やWi-Fi接続が利用できないか検討しましょう。

Web会議でカメラを利用する場合は、通信速度20〜50Mbpsはあったほうが良いです。

有線接続だと通信が途切れる可能性も低く、速度も安定して出ます。

出先で短時間ならモバイル通信(4Gなど)を利用するのも良いですが、通信量がかさんだり十分な速度が出ないこともありえるので避けるのが無難です。

どうしても十分な通信速度が確保できない場合は、不要なアプリやバーチャル背景は使わないなど、デバイスのメモリ使用量が減る工夫をしましょう。

3. デバイス・マイク・カメラ・スピーカーを準備

最後にWeb会議で必要なものは、デバイスなどの各種機材です。

インターネットに接続するデバイスは最低限必要です。

パソコンがなくても、スマホやタブレットでもWeb会議できます。

ただし、ノートパソコンやモバイル機器の場合は、バッテリー切れに注意しましょう。

マイク・カメラ・スピーカーはデバイス内蔵のものがありますが、基本的には外付けの機器を用意する必要があります。

たとえば会議室から複数人が1台のデバイスでWeb会議に参加する場合、内蔵カメラだと全員がうまく映らないし、内蔵マイクだと全員の声を拾いきれないことがほとんどです。

同じ部屋で複数デバイスを使う場合は、内蔵機器だと余計なものが映ったり隣の声が入ったりして、Web会議がままならなくなります。

Web会議の質にこだわらなくても、最低限の形を作るための機器はそろえましょう。

会議室で行う場合はマイクスピーカー(スピーカーフォン)で全員の声が拾えるようにしておきます。

同じ部屋で複数デバイスを使う場合はヘッドセット(マイクとイヤホンの一体型)で余計な音が入ったり聞こえにくくなることを防ぎましょう。

まとめ

今回は、はじめてWeb会議を行う企業に最低限必要なものや準備をまとめました。

Web会議用の便利グッズやおすすめ機材があふれていますが、最低限必要なものは意外と限られています。

企業としてWeb会議の体裁を保てるのに最低限必要なものを今回の記事で把握し、まずはWeb会議を開催することから始めましょう。

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