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Web会議の参加マナー

Web会議に参加する際のマナーを意識したことはありますか?

意識せずにWeb会議に参加していたり、Web会議にマナーがある事も知らない人いると思います

マナーを意識するだけで、印象が良くなることもあります。

この記事では、web会議上での仕草マナーとweb会議に参加する上で重要な適切なデバイスについてご紹介いたします。

Web会議、開催の準備から終了までの流れ

Web会議を開催する準備から終了までの流れで確認しておきたい事として、以下の2つが挙げられます。

・Web会議でのマナー

・必要機材

まずは、マナーから説明します。

Web会議でのマナー

Web会議にもマナーがあります。

参加者と開催者で、違いがありますので紹介していきます。

参加者側のマナー

・挨拶と自己紹介

・カメラ目線での相づち

対面で会議をするときよりも、会話のテンポ間や空気感が掴みにくい場合が考えられるため、カメラ目線で適度に発言・質問や相づちを打ったりし、会議を傍観するのではなく、参加することでスムーズな会議になるよう配慮が必要です。

開催者側のマナー

・事前に資料の準備とWeb会議の操作方法確認

・会議終了後は、参加者が退出してから接続を切る

いざ会議が始まってから、共有資料を出すのに操作がわからずもたついてしまわないよう

事前に使用するツールの操作方法を確認しておく必要があります。

また、相手によっては主催者が参加者よりも先に退出してしまうと失礼な印象を与えてしまう場合があるため

参加者の様子をみながらすぐに退出しないよう心がけましょう。

それでは次は機材について説明します。

Web会議に欠かせない機材

Web会議開催する際に使用する機材を確認しておきましょう。

・インターネットに接続できるデバイス

・ヘッドセットまたは外付マイクスピーカー

・内蔵カメラまたは外付Webカメラ

上記3つはWeb会議開催する前の準備として揃えておきましょう。

それでは、詳しく説明していきます

Web会議に向いているデバイスの選び方

インターネットに接続できるPC・タブレット・スマートフォンなどのデバイスがなければ、Web会議そのものが開催できません。

必ずインターネットに接続できるデバイスを準備しましょう。

ここで気を付けていただきたいポイントは【デバイスのOSサポートが終了していないか】です。

例えば、Windows7のデバイスWeb会議に参加しようとすると利用予定のWeb会議システムでは、エラーが出てWeb会議に参加できない。という可能性もでてきます。

これは利用しようとしているWeb会議システムのアプリがWindows7に対応していないからです。

あまりに古すぎるデバイスだと利用したいシステムが対応していなかったりするので、

古いデバイスを普段使用している方はWeb会議開催前に対応しているか、サイトで確認してみましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか。

無意識にできているマナーとできていないマナーがあったと思います。

今回紹介したマナーを適切に使い上手に在宅勤務でも

コミュニケーションを取っていただければと思います。

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