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Officeを使う企業のWeb会議にはTeamsが便利!おすすめする4つの理由

社内会議やテレワークでWeb会議を利用する企業が増えていますね。

これからWeb会議を導入しようとしている企業にとって、Web会議ツールは種類が多くて選びにくいでしょう。

そこで、WordやExcelなどのMicrosoft Office製品を頻繁に利用している企業にはTeamsが便利です。

今回は、Officeを使う企業にWeb会議ツールとしてMicrosoft Teamsをおすすめする理由を4つに分けて説明します。

Teamsとは?

Teamsとは正式名称「Microsoft Teams」で、WordやExcelで有名なMicrosoftが提供するコラボレーションプラットフォームです。

Web会議ツールとしてはもちろん、会議とは別にチャットやファイル共有などがTeams内で行えます。

Microsoft 365ライセンスをすでに持っているなら、追加料金無しで有料機能まで含めたTeamsが利用できお得です。

Web会議にTeamsをおすすめする4つの理由

1. Officeと連携した使い方が豊富

同じMicrosoft製品としてOfficeやOutlookなどと連携した使い方が数多く用意されています。

OutlookでTeamsを使った会議を設定し、Web会議でWordやExcelを共同編集するといった使い方が簡単にできます。

さらに、Microsoft 365ライセンスがあれば有料版機能を利用でき、チームごとのファイル管理やファイルの中身まで含めた強力検索など、多くのオプションが使えます。

すでにOfficeで資料を作成し、Outlookで予定を立てているような企業はTeamsが確実に便利でしょう。

2. 無料版でも会議できる/有料版は1か月無料で試せる

Teamsは無料版でもWeb会議機能が利用できます。

また、有料版は比較的長めの1か月無料期間があるので、Microsoft製品との連携やTeams有料版機能の使い心地をしっかりと確認できます。

Teamsの無料版は、Web会議最大参加者100人、60分に制限されています。

また、録画や会話の文字起こしといった機能も有料版のみです。

ただし、バーチャル背景やファイル共有、Web版のWord・Excel・PowerPointを共同編集することはできるので、Teamsとしての基本的なWeb会議機能は備えていると言えるでしょう。

すでにMicrosoft 365ライセンスを持っている企業は追加料金無しで有料版Teamsが利用できます。

モバイル版のOfficeアプリも利用できるので、Teamsを利用する幅が広がるでしょう。

3. Web会議も含めて社内ツールをまとめられる

TeamsはWeb会議ツール以外にも、複数の機能を備えた総合的なプラットフォームとしての役割を果たしてくれます。

たとえばZoomの場合はWeb会議に関連した機能のみが提供されています。

しかし、Teamsの場合はTeamsを使った社内全体や他企業とのコラボレーションを考えているため、Web会議とは独立した機能を複数持っているのです。

LINEのような形でチャットやファイル共有が行えます。

カメラは不要という場合、Teamsで通話も可能です。

TeamsでWeb会議を開催する場合は、チャットからも可能で事前の資料共有も含めてTeams内で完結できるでしょう。

4. 招待された外部ゲストはライセンスなしで参加できる

Teamsを使ったWeb会議には、Teamsに参加していない外部ゲストも招待できます。

その際は、MicrosoftのライセンスやアプリはなしでOK。

招待者は、外部ゲストのメールアドレスさえ知っていれば良いです。

招待メールをゲストに送りましょう。

受け取ったゲストは、メール内の「Microsoft Teams 会議に参加」をクリックします。

最後は、会議の主催者宛てに参加許可が求められるので「参加許可」を出してもらえば、Web会議への参加完了です。

Teamsアプリをインストールしなくても、Web上で(ブラウザを使って)参加できるので、一時的な外部とのWeb会議に重宝するでしょう。

最初はアプリなしで会議し、共同事業を始めることになったらTeamsに招待する、といった使い方も可能です。

まとめ

今回は、Microsoft Officeを普段から利用している企業がWeb会議ツールを導入する場合に、Teamsをおすすめする理由を4つに分けて紹介しました。

ほかのWeb会議ツールでもMicrosoft製品と連携できますが、Teamsほどスムーズで幅広い連携はできません。

すでにMicrosoft 365ライセンスを持っている企業なら、追加料金無しで有料版Teamsが利用できるのもうれしいポイントです。

ぜひTeamsを導入して、Web会議とMicrosoftの連携で業務の効率化を図ってください。

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